Plan de empresa de una
agencia de viajes
(modelo español-europeo)
Si hay un sector que ha tenido que modificar
totalmente el planteamiento de su modelo de negocio,
ese es el sector de las agencias de viajes. La irrupción de Internet cambió
para siempre las formas de comprar billetes de tren, de avión e incluso
paquetes turísticos. Pero que haya evolucionado la actividad no significa que
una agencia de viajes no sea un negocio rentable. Veamos cómo se puede plantear
el plan de empresa.
Modelo de negocio y propuesta de valor
Hasta hace unos diez años aproximadamente, para
comprar un billete de avión, lo normal era dirigirse a las oficinas de una
agencia de viajes. La clientela era masiva y muy generalista, y
por lo tanto surgieron muchas agencias que se dedicaban a vender vuelos,
billetes de tren o paquetes turísticos a esta clientela generalista. Se cobraba
una comisión interesante en cada operación, y lo habitual es que los clientes
no hicieran muchas comparativas con los precios de la competencia.
Pero poco a poco, Internet fue atrayendo a la
clientela más generalista y preocupada por el precio. La aparición de los
buscadores y de las compañías de bajo coste que solo vendían por Internet
permitió a muchas personas conseguir buenos precios e investigar ofertas cómodamente desde el sillón de
casa. En un primer momento, las agencias de viajes tradicionales se confiaron,
y pensaron que sus consejos personalizados iban a retener a los clientes. Pero
como la preocupación de buena parte de la clientela era comprar productos
estándares al mejor precio, no pudieron hacer nada y perdieron mucha cuota de mercado.
Hoy en día, la clave está en la especialización y el diseño del viaje a medida. No
tiene sentido competir solo por precios con las agencias online. El éxito está
en centrarse en clientes que buscan consejos y aportarles precios competitivos,
o incluso orientarse a nichos de mercado, con viajes totalmente a medida, totalmente
originales, para clientes con un poder adquisitivo alto.
Evolución del sector
Tras una gran
caída de las ventas de las agencias minoristas entre 2007 y 2009, la situación
se ha ido estabilizando y recuperando levemente en los últimos dos años, aunque
el peso de las agencias tradicionales sigue disminuyendo frente a las ventas
por Internet.
Sin embargo, hablamos de un mercado minorista
(Internet excluido) de más de 10.000 millones de euros de
facturación en España en 2011, lo que significa que hay lugar para empresas
innovadoras y especializadas.
Requisitos legales
En nuestro país, la competencia sobre
agencias de viajes está transferida a las Comunidades Autónomas,
y por lo tanto es necesario estudiar la normativa de cada región para
asegurarse cumplir con la reglamentación. Para más información es recomendable
consultar la página dedicada a la legislación de la Asociación Empresarial de Agencias de Viajes
Españolas.
Quizás el punto más notable de la normativa es que
se exige a las agencias que depositen una fianza para
cubrir responsabilidades con terceros. Se trata de un importe de 60.000€ (por
poner el ejemplo de Madrid), pero que puede ser menor si la agencia se afilia a
una asociación y aporta su fianza a un colectivo que funciona como una
aseguradora de todos sus miembros.
No se puede empezar la actividad hasta no tener la
licencia, y esto puede ser un impedimento porque en algunas ocasiones los plazos administrativos son largos.
Estudio de mercado
Estamos hablando de un negocio local, que busca vender un servicio de consejos
personalizados. Por lo tanto, la competencia también será local. El estudio de
mercado se puede iniciar desde Internet, sacando la lista de los negocios de
una zona determinada, pero después lo ideal sería ir a visitar cada agencia,
preferiblemente haciéndose pasar por un cliente potencial que busca organizar
un viaje.
De esta manera, se puede identificar el posicionamiento de cada competidor.
Puede que algunos sean especialistas de algunas zonas en concreto, otros de
algunos tipos de experiencias, otros más generalistas. Los precios son
difíciles de comparar, pero si siempre se plantea el mismo viaje, se puede
empezar a ver una tendencia.
Estrategia de diferenciación
Supongamos que tengamos un gran conocimiento de una
zona del globo, y que hayamos detectado que las otras agencias de viaje no la
venden, o no la promocionan mucho porque no son capaces de ofrecer un consejo
informado. Quizás hayamos encontrado un producto diferenciador,
y si esta zona tiene posibilidades, podamos dedicar nuestros esfuerzos a
promocionarla, apoyándonos en los viajes que hemos hecho en persona.
Eso es solo una estrategia, orientada a la oferta,
pero se puede ofrecer un servicio orientado al precio, por ejemplo,
garantizando que se vaya a conseguir el precio más bajo.
Esto nos obligaría a tener a una persona especializada en rebuscar las mejores
ofertas por la red, y a cobrar una comisión fija por el servicio. Algunas
agencias incluso practican tarifas planas con
sus mejores clientes, un modelo que puede ser muy lucrativo.
Otra opción
es tener acuerdos directos con algunos proveedores (especialmente hoteles y
empresas de ocio) para tener precios imbatibles, centrándose en unos pocos destinos,
pero buscando crear volumen para cada uno de ellos.
Inversión
Sin duda, la fianza que
exigen las autoridades es uno de los importes más significativos en la
inversión inicial de apertura de una agencia de viajes. Tampoco hay que
descuidar la cantidad que puede suponer la adecuación de un local bien
ubicado. No tiene que ser algo muy grande, no hay mucha inversión en equipos y
mobiliario, pero, aun así, entre las posibles obras de preparación, los dos
meses de fianza, los muebles y los ordenadores la cantidad puede superar los
5.000€.
Estimación de ventas
Para determinar la facturación anual de una agencia
de viaje, en primer lugar, habrá que definir claramente el tipo de servicio y
los precios practicados. Suponiendo que para un proyecto en
concreto lo más habitual sea cobrar una comisión de unos 50€, bastaría con
multiplicar este importe por el número de operaciones anuales para tener una
primera estimación de las ventas. Para facilitar el cálculo, consideramos como
ventas únicamente las comisiones, y no el precio completo de los viajes.
El volumen de operaciones cerradas
se puede calcular por ejemplo saliendo del número de personas que pasan delante
de la vitrina de la agencia, ya que sería razonable que las visitas de clientes
sean proporcionales al volumen de tráfico peatonal delante de la misma. En el ejemplo
citado, podríamos suponer que de todas las personas que llegan a entrar a
informarse, unas 2 o 3 al día acaban comprando algún servicio, es decir 50 al
mes. En este caso, la facturación media mensual sería de 2.500€.
La estacionalidad de
un negocio de viajes es importante, y los 30.000€ anuales de facturación que
hemos estimado deberían ser repartidos durante el año de forma lógica. Por
ejemplo, septiembre, octubre o diciembre son meses de facturación muy baja,
mientras junio y sobre todo julio son meses fuertes (las vacaciones de verano
se suelen tomar en agosto y comprar poco antes). Así, es posible que en julio
las ventas alcancen los 3.500 mientras en diciembre apenas lleguen a los
1.500€. La estacionalidad de las ventas es un factor importante, porque
influirá mucho sobre la tesorería del negocio.
Principales gastos
Sin duda el
alquiler y los gastos de personal son los principales puestos de gasto de una
agencia de viajes. A la renta mensual del local habrá que sumar los suministros
habituales (luz, teléfono, Internet). También puede tener cierta relevancia la
cuota de participación a una asociación profesional, y no hay que olvidar
gastos iniciales (licencia de apertura, por ejemplo), además de un presupuesto
dedicado a la comunicación.
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