Registro
de retenciones en la fuente
Las siguientes cuentas son utilizadas por los
contribuyentes:
1. VENTAS
Si vende mercancías o servicios debe
contabilizar el activo
|
|
Código
|
Cuenta
|
135515
|
Retención en la fuente sobre ventas
|
135517
|
IVA retenido sobre ventas
|
135518
|
Impuesto ICA retenido sobre ventas
|
2. COMPRAS
Si compra mercancías o servicios debe
contabilizar el pasivo
|
|
236540
|
Retención en la Fuente por Compras
|
236740
|
IVA retenido en compras
|
236840
|
Impuesto de ICA retenido
|
Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo con la
legislación el registro de contabilidad anterior por valor de $10.000.000 se disgrega en
los siguientes términos.
Las
siguientes mercancías tienen un costo de venta de $8.000.000 y
de venta por valor de $10.000.000 con
impuesto al valor agregado del 19%. La retención en la fuente del IVA es
el 15%, la retención a título de impuesto de renta es
el 2,5% sobre compras y retención en la fuente a título de impuesto
de industria y comercio del 0.77%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarán
los valores de esta factura para los siguientes ejemplos:
1
|
Grande
contribuyente compra a grande contribuyente
|
||
2
|
Grande
contribuyente vende a grande contribuyente
|
||
3
|
Grande
contribuyente compra a Responsable del IVA
|
||
4
|
Responsable de IVA vende a grande contribuyente
|
||
5
|
Grande
contribuyente compra a No Responsable de IVA
|
||
6
|
No Responsable de IVA vende a grande contribuyente
|
||
7
|
Responsable de IVA compra a grande contribuyente
|
||
8
|
Grande
contribuyente vende a Responsable de IVA
|
||
9
|
Responsable de IVA compra a Responsable de IVA
|
||
10
|
Responsable de IVA vende a Responsable de IVA
|
||
11
|
Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA
|
||
12
|
No Responsable de IVA vende a Responsable de IVA
|
||
13
|
No Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA
|
||
14
|
No Responsable de IVA vende a No Responsable de IVA
|
||
1. Grande contribuyente compra a grande
contribuyente
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías no fabricadas por la
empresa
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto a las ventas en compras
|
1.900.000
|
|
236540
|
Retención en la
fuente Compras
|
250.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
11.650.000
|
|
Registra la compra mediante factura
8.000 a Éxito S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
11.650.000
|
|
111005
|
Moneda nacional
|
11.650.000
|
|
Registra el pago de la factura 8.000
a Éxito S.A. mediante comprobante de pago
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías no fabricadas por la
empresa
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto a las ventas en compras
|
1.900.000
|
|
236540
|
Retención en la
fuente Compras
|
250.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
11.650.000
|
|
Registra la compra mediante factura
8.000 a Éxito S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
11.650.000
|
|
111005
|
Moneda nacional
|
11.650.000
|
|
Registra el pago de la factura 8.000
a Éxito S.A. mediante comprobante de pago
|
|||
2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
Nacionales
|
11.650.000
|
|
135515
|
Retención
en la fuente
|
250.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
240810
|
Impuesto
sobre las ventas por pagar
|
1.900.000
|
|
Registra
la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
613536
|
Costo
de ventas
|
8.000.000
|
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
8.000.000
|
|
Registra
el costo de la mercancías vendida
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
11.650.000
|
|
130505
|
Clientes
Nacionales
|
11.650.000
|
|
Registra
el recaudo a clientes Carrefour S.A.
|
|||
Se
recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la
empresa, lleve el mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por
mayor y por menor que es 413536 Venta de electrodomésticos y muebles para
tener coherencias entre las actividades; además toda venta que se realice debe
contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la realización de la
factura y que en el momento de pago, así sea inmediatamente se ha de generar el
recibo de caja que soporta el pago total o parcial.
3.
Grande contribuyente compra a responsable del IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Inventarios
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto
a las ventas
|
1.900.000
|
|
236540
|
Retención
en compras
|
250.000
|
|
236740
|
IVA
retenido en compras
|
285.000
|
|
236840
|
ICA
retenido en compras
|
77.000
|
|
220505
|
Proveedores
nacionales
|
11.288.000
|
|
Registra
la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
11.288.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
11.288.000
|
|
Registra
el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda.
|
|||
Para quien hace las retenciones en
la fuente porque compra, constituyen una obligación que tiene que pagar en el
período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el
IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en
la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de
industria y comercio en el bimestre siguiente.
4. Responsable del IVA vende a gran contribuyente
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
nacionales
|
11.288.000
|
|
135515
|
Retención
en la fuente
|
250.000
|
|
135517
|
IVA
retenido
|
285.000
|
|
135518
|
ICA
retenido
|
77.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
240810
|
Impuesto
sobre las ventas por pagar
|
1.900.000
|
|
Registra
la venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
613536
|
Costo
de ventas
|
8.000.000
|
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
8.000.000
|
|
Registra
el costo de la mercancías vendida
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
11.288.000
|
|
130505
|
Clientes
nacionales
|
11.288.000
|
|
Registra
la recepción del dinero en venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.
|
|||
Para
la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto
pagado por anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a
favor y maneja la cuenta 135515 para renta, 135517 para el IVA retenido y el
135518 para el ICA retenido entre otras); el valor retenido en la fuente le
sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto
de renta
y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración.
El
IVA retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las
ventas bimestral.
El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo
del valor a pagar del impuesto de industria y comercio, tableros y avisos del
bimestre o del siguiente año.
5.
Grande contribuyente compra a No responsable del IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
10.000.000
|
|
236540
|
Retención
en compras 3,5%
|
350.000
|
|
236840
|
Impuesto
de ICA
|
77.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
9.573.000
|
|
Registra
la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
9.573.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
9.573.000
|
|
Registra
el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis
|
|||
6. No responsable del IVA vende a grande contribuyente
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
nacionales
|
9.573.000
|
|
135515
|
Retención
en la fuente (3,5%)
|
350.000
|
|
135518
|
ICA
retenido
|
77.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
Registra
la venta de la factura 3.000 a Éxito S.A.
|
|||
El No responsable de IVA contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los
inventarios y
el respectivo recibo de pago del cliente.
el respectivo recibo de pago del cliente.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
9.650.000
|
|
130505
|
Clientes
|
9.650.000
|
|
Registra
el recaudo de la factura 5.000 a Éxito S.A.
|
|||
Aunque
el No Responsable de IVA no está obligado a generar factura en sus operaciones
de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad
y control se debería generar
los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización.
7. Responsable de IVA compra a grande contribuyente y auto retenedor
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto
a las ventas en compras
|
1.900.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
11.900.000
|
|
Registra
la compra mediante factura 8989 a Éxito S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
11.900.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
11.900.000
|
|
Registra
el pago de la factura 3.000 a Éxito S.A.
|
|||
El
Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo
que en el punto.
8.
Gran contribuyente y Autoretenedor vende a Responsable de IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
|
11.900.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto
a las ventas
|
1.900.000
|
|
Registra
la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
|
|||
Igualmente
el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo
de pago del cliente.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
11.900.000
|
|
130505
|
Clientes
|
11.900.000
|
|
Registra
el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda.
|
|||
9.Responsable de IVA compra a Responsable de IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
10.000.000
|
|
240805
|
Impuesto
a las ventas en compras
|
1.900.000
|
|
236540
|
Retención
en la fuente
|
250.000
|
|
236840
220505
|
Reteica 0,77%
Proveedores |
77.000
11.573.000 |
|
Registra
la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
11.573.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
11.573.000
|
|
Registra
el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.
|
|||
10.
Responsable de IVA vende a Responsable de IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
Nacionales
|
11.650.000
|
|
135515
|
Retención
en la fuente
|
250.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
240810
|
Impuesto
sobre las ventas por pagar
|
1.900.000
|
|
Registra
la venta de la factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.
|
|||
El Responsable de IVA contabiliza el costo de la mercancía vendida por $8.000.000 y el
correspondiente recibo de pago del cliente.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
11.650.000
|
|
130505
|
Clientes
Nacionales
|
11.650.000
|
|
Registra
el recaudo de cartera según factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.
|
|||
11. Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
10.000.000
|
|
236540
|
Retención
en la fuente Compras 3,5%
|
350.000
|
|
236840
|
Reteica 0,77%
|
77.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
9.573.000
|
|
Registra
la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
9.573.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
9.573.000
|
|
Registra
el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca
|
|||
12. No responsable del IVA vende a Responsable de IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
nacionales
|
9.573.000
|
|
135515
|
Retención
en la fuente
|
350.000
|
|
135518
|
Retención
ICA
|
77.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
Registra
la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.
|
|||
El
régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo
de pago del cliente.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
9.573.000
|
|
130505
|
Clientes
nacionales
|
9.573.000
|
|
Registra
el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.
|
|||
13. No Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA
Por
su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace
retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el
respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
143536
|
Mercancías
no fabricadas por la empresa
|
10.000.000
|
|
220505
|
Proveedores
|
10.000.000
|
|
Registra
la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.
|
|||
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
220505
|
Proveedores
|
10.000.000
|
|
111005
|
Moneda
nacional
|
10.000.000
|
|
Registra
el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.
|
|||
En
el momento de hacer la venta el No Responsable de IVA a un gran contribuyente o
a Responsable de IVA , no está obligado a facturar, no genera IVA ni
hace retención en la fuente, porque no llena los requisitos para
hacerlo.
A un No Responsable de IVA le hacen retención en la fuente a título de
renta, y de industria y comercio, porque independientemente de su
naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de
industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto
que paga por la vigencia contable.
Por
su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro
de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.
14. No responsable del IVA vende a No responsable del IVA
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
130505
|
Clientes
|
10.000.000
|
|
413536
|
Venta
de electrodomésticos y muebles
|
10.000.000
|
|
Registra
la venta de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo
|
|||
El No Responsable de IVA contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del
cliente.
Códigos
|
Cuentas
|
Débitos
|
Créditos
|
110505
|
Caja
general
|
10.000.000
|
|
130505
|
Clientes
|
10.000.000
|
|
Registra
el pago de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo
|
|||
Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo con la codificación de todos los soportes de contabilidad, y en la parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.
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