RETENCION EN LA FUENTE 2023

 

Procedimientos de Retenciones

Registro de retenciones en la fuente

Las siguientes cuentas son utilizadas por los contribuyentes:

1. VENTAS

Si vende mercancías o servicios debe contabilizar el activo
Código	Cuenta
135515	Retención en la fuente sobre ventas
135517	IVA retenido sobre ventas
135518	Impuesto ICA retenido sobre ventas

 2. COMPRAS

Si compra mercancías o servicios debe contabilizar el pasivo
236540	Retención en la Fuente por Compras
236740	IVA retenido en compras
236840	Impuesto de ICA retenido

Para comprender mejor el ejercicio de la venta de acuerdo con la legislación el registro de contabilidad anterior por valor de $10.000.000 se disgrega en los siguientes términos.
Las siguientes mercancías tienen un costo de venta de $8.000.000 y de  venta por valor de $10.000.000 con impuesto al valor agregado del 19%. La retención en la fuente del IVA es el 15%, la retención a título de impuesto de renta es el 2,5% sobre compras y retención en la fuente a título de impuesto de industria y comercio del 0.77%, sobre la base de $10.000.000. Se utilizarán los valores de esta factura para los siguientes ejemplos:

1	Grande contribuyente compra a grande contribuyente
2	Grande contribuyente vende a grande contribuyente
3	Grande contribuyente compra a  Responsable del IVA
4	Responsable de IVA  vende a grande contribuyente
5	Grande contribuyente compra a No Responsable de IVA
6	No Responsable de IVA vende a grande contribuyente
7	Responsable de IVA   compra a grande contribuyente
8	Grande contribuyente vende a Responsable de IVA
9	Responsable de IVA   compra a Responsable de IVA
10	Responsable de IVA  vende a Responsable de IVA
11	Responsable de IVA   compra a No Responsable de IVA
12	No Responsable de IVA vende a Responsable de IVA
13	No Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA
14	No Responsable de IVA vende a No Responsable de IVA

1. Grande contribuyente compra a grande contribuyente

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
240805	Impuesto a las ventas en compras	1.900.000
236540	Retención en la fuente  Compras		250.000
220505	Proveedores		11.650.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.
Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	11.650.000
111005	Moneda nacional		11.650.000
Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
240805	Impuesto a las ventas en compras	1.900.000
236540	Retención en la fuente  Compras		250.000
220505	Proveedores		11.650.000
Registra la compra mediante factura 8.000 a Éxito S.A.
Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	11.650.000
111005	Moneda nacional		11.650.000
Registra el pago de la factura 8.000 a Éxito S.A. mediante comprobante de pago

2. Grande contribuyente vende a grande contribuyente 

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes Nacionales	11.650.000
135515	Retención en la fuente	250.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
240810	Impuesto sobre las ventas por pagar		1.900.000
Registra la venta de la factura 8.000 a Carrefour S.A.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
613536	Costo de ventas	8.000.000
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa		8.000.000
Registra el costo de la mercancías vendida

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	11.650.000
130505	Clientes Nacionales		11.650.000
Registra el recaudo a clientes Carrefour S.A.

Se recomienda que la cuenta de inventarios de mercancías no fabricadas por la empresa, lleve el mismo dígito de la actividad de ventas de comercio al por mayor y por menor que es 413536 Venta de electrodomésticos y muebles para tener coherencias entre las actividades; además toda venta que se realice debe contabilizarse contra la cuenta cliente para soportar la realización de la factura y que en el momento de pago, así sea inmediatamente se ha de generar el recibo de caja que soporta el pago total o parcial.

3. Grande contribuyente compra a  responsable del IVA

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Inventarios	10.000.000
240805	Impuesto a las ventas	1.900.000
236540	Retención en compras		250.000
236740	IVA retenido en compras		285.000
236840	ICA retenido en compras		77.000
220505	Proveedores nacionales		11.288.000
Registra la compra de la factura 1395 a Muebles Luis XV Ltda.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	11.288.000
111005	Moneda nacional		11.288.000
Registra el pago de la factura 5.000 a Muebles Luis XV Ltda.

Para quien hace las retenciones en la fuente porque compra, constituyen una obligación que tiene que pagar en el período fiscal siguiente (236540 para retención en la fuente, 236740 para el IVA retenido, 236840 para el ICA retenido), en la declaración de retención en la fuente del mes siguiente, y las declaraciones de impuestos a las ventas y de industria y comercio en el bimestre siguiente.

4.  Responsable del IVA vende a gran contribuyente

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes nacionales	11.288.000
135515	Retención en la fuente	250.000
135517	IVA retenido	285.000
135518	ICA retenido	77.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
240810	Impuesto sobre las ventas por pagar		1.900.000
Registra la venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
613536	Costo de ventas	8.000.000
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa		8.000.000
Registra el costo de la mercancías vendida

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	11.288.000
130505	Clientes nacionales		11.288.000
Registra la recepción del dinero en venta de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Para la persona a la cual se le hace la retención, se constituye en un impuesto pagado por  anticipado, (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor y maneja la cuenta 135515  para renta, 135517 para el IVA retenido y el 135518 para el ICA retenido entre otras); el valor  retenido en la fuente le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto 

de renta y complementario de la siguiente vigencia cuando presente la declaración. 

El IVA  retenido le sirve para descontarlo del valor a pagar del impuesto a las ventas bimestral.

El ICA retenido le sirve al contribuyente para descontarlo del valor a pagar del impuesto  de industria y comercio, tableros y avisos del bimestre o del siguiente año.

 5. Grande contribuyente compra a No responsable del IVA

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
236540	Retención en compras 3,5%		350.000
236840	Impuesto de ICA		77.000
220505	Proveedores		9.573.000
Registra la compra mediante factura 3.000 a Julio Cesar Celis
Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	9.573.000
111005	Moneda nacional		9.573.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Julio Cesar Celis

 6.  No responsable del IVA vende a grande contribuyente

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes nacionales	9.573.000
135515	Retención en la fuente (3,5%)	350.000
135518	ICA retenido	77.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
Registra la venta de la factura 3.000 a Éxito S.A.

El No responsable de IVA contabiliza el costo de ventas por $8.000.000 contra los inventarios y
 el respectivo recibo de pago del cliente.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	9.650.000
130505	Clientes		9.650.000
Registra el recaudo de la factura 5.000 a Éxito S.A.

Aunque el No Responsable de IVA no está obligado a generar factura en sus operaciones de venta ni a llevar contabilidad, por formalidad

y control se debería generar los respectivos soportes contables y realizar su respectiva contabilización.

7. Responsable de IVA   compra a grande contribuyente y auto retenedor

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
240805	Impuesto a las ventas en compras	1.900.000
220505	Proveedores		11.900.000
Registra la compra mediante factura 8989 a Éxito S.A.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	11.900.000
111005	Moneda nacional		11.900.000
Registra el pago de la factura 3.000 a Éxito S.A.

El Gran contribuyente hace lo propio en su contabilidad y el registro es el mismo que en el punto.

8. Gran contribuyente y Autoretenedor vende a Responsable de IVA

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes	11.900.000
413536	Venta de electrodomésticos		10.000.000
240805	Impuesto a las ventas		1.900.000
Registra la venta de la factura 8989 a Repuestos Ltda.

 Igualmente el gran contribuyente contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago  del cliente.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	11.900.000
130505	Clientes		11.900.000
Registra el recaudo de la factura 8989 a Repuestos Ltda.

 9.Responsable de IVA   compra a Responsable de IVA  

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
240805	Impuesto a las ventas en compras	1.900.000
236540	Retención en la fuente		250.000
236840                          220505	Reteica 0,77% Proveedores		77.000 11.573.000
Registra la compra mediante factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	11.573.000
111005	Moneda nacional		11.573.000
Registra el pago de la factura 3033 a Distribuidora Oriente S.A.

10. Responsable de IVA  vende a Responsable de IVA  

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes Nacionales	11.650.000
135515	Retención en la fuente	250.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
240810	Impuesto sobre las ventas por pagar		1.900.000
Registra la venta de la factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

El Responsable de IVA   contabiliza el costo de la mercancía vendida por $8.000.000 y el correspondiente recibo de pago del cliente.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	11.650.000
130505	Clientes Nacionales		11.650.000
Registra el recaudo de cartera según factura 3033 a Almacén Campeón Ltda.

11. Responsable de IVA   compra a No Responsable de IVA

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
236540	Retención en la fuente  Compras 3,5%		350.000
236840	Reteica 0,77%		77.000
220505	Proveedores		9.573.000
Registra la compra mediante documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	9.573.000
111005	Moneda nacional		9.573.000
Registra el pago del documento equivalente No. 8.000 a Nelly Aroca

12.  No responsable del IVA vende a Responsable de IVA  

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes nacionales	9.573.000
135515	Retención en la fuente	350.000
135518	Retención ICA	77.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
Registra la venta mediante documento equivalente No. 8.000 a: Tornillos Ltda.

 El régimen simplificado contabiliza el costo de la mercancía vendida y el recibo de pago del cliente.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	9.573.000
130505	Clientes nacionales		9.573.000
Registra el recaudo de la factura 8.000 a Tornillos Ltda.

13. No Responsable de IVA compra a No Responsable de IVA

Por su parte, el contribuyente inscrito en el régimen simplificado no hace retención en la fuente a título de renta, de IVA ni de ICA y procede con el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
143536	Mercancías no fabricadas por la empresa	10.000.000
220505	Proveedores		10.000.000
Registra la compra mediante factura 3648 a Repuestos del Sur Ltda.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
220505	Proveedores	10.000.000
111005	Moneda nacional		10.000.000
Registra el pago de la factura 3033 a Repuestos del Sur Ltda.

En el momento de hacer la venta el No Responsable de IVA a un gran contribuyente o a Responsable de IVA  , no está obligado a facturar, no genera IVA ni hace  retención en la fuente, porque no  llena los requisitos para hacerlo.

A un No Responsable de IVA le hacen retención en la fuente a título de renta,  y de industria y comercio, porque independientemente de su naturaleza debe pagar impuestos de renta y complementarios al igual que el de industria y comercio, cuantificado en el valor de las retenciones que le hayan practicado durante el período fiscal las cuales se constituyen en el impuesto que paga por la  vigencia contable.

Por su parte, el Gran contribuyente o Régimen común, hacen el respectivo registro de la compra de mercancías no fabricadas por la empresa.

14.  No responsable del IVA vende a  No responsable del IVA

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
130505	Clientes	10.000.000
413536	Venta de electrodomésticos y muebles		10.000.000
Registra la venta de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

El No Responsable de IVA contabiliza el costo de venta y el recibo de pago del cliente.

Códigos	Cuentas	Débitos	Créditos
110505	Caja general	10.000.000
130505	Clientes		10.000.000
Registra el pago de la factura 3020 a Maria Ángel Caquimbo

Se disponen todas las transacciones en forma de registro de contabilidad de acuerdo con la codificación de todos los soportes de contabilidad, y en la  parte baja del registro el concepto general de la operación para que se facilite el acceso a programas de contabilidad para manejar los procedimientos en la computadora.